¿Es necesario remitir los poderes especiales de representación en las reuniones del máximo órgano social mediante el correo electrónico inscrito en la Cámara de Comercio?

A propósito de las reuniones del máximo órgano social que se realizan en esta época del año, se examinó si es necesario remitir, desde el correo electrónico inscrito por el otorgante en la Cámara de Comercio, poder especial para facultar a una persona a actuar en su nombre y representación dentro de la reunión del máximo órgano social.

En este tipo de casos, los poderes surten efectos aun cuando hayan sido enviados desde una dirección de correo electrónico diferente a la registrada en el registro mercantil. Esto por las siguientes razones:

En primer lugar, cuando un poder especial es enviado vía correo electrónico como archivo adjunto, hay que diferenciar entre dos documentos: (i) El cuerpo del correo electrónico y (ii) el documento enviado como archivo adjunto. Por un lado, la dirección del correo electrónico del remitente permite verificar la identidad de la persona que redactó el cuerpo del correo electrónico, pero no tiene ninguna repercusión sobre la identidad de la persona que suscribe el documento que es enviado como archivo adjunto. Por el otro, para verificar la identidad del autor del documento adjunto, se debe revisar qué personas suscriben (mediante su firma manuscrita o electrónica) dicho documento.

En segundo, se resalta que la Ley 2213 de 2022, que adoptó como permanente el Decreto 806 de 2020, no es aplicable a los poderes especiales para la representación en las reuniones del máximo órgano social. Esto, ya que el articulo 5 la Ley 2213 de 2022 hace referencia a “poderes especiales para cualquier actuación judicial”. Con eso en mente, no es aplicable el inciso tercero del artículo 5 de la Ley 2213 que exige que los poderes otorgados por personas inscritas en el registro mercantil deberán ser remitidos desde la dirección de correo electrónico inscrita para recibir notificaciones judiciales (se resalta, nuevamente, la aplicabilidad de la norma exclusivamente para procesos judiciales).

Cuando la Corte Constitucional revisó la constitucionalidad del Decreto 806 del 2020, aclaró que la exigencia de la norma de enviar los poderes especiales otorgados por personas inscritas en el registro mercantil desde el correo electrónico inscrito es una medida orientada a identificar al otorgante del poder y garantizar la autenticidad y la integridad del mensaje de datos (Sentencia C-420 del 2020).

Teniendo en cuenta todo lo anterior, los poderes especiales que facultan a una persona a actuar como representante en una reunión del máximo órgano social pueden ser enviados desde un correo electrónico diferente al inscrito en el registro mercantil, siempre y cuando el documento del poder esté debidamente firmado (bien sea con una firma manuscrita, como es el caso de un documento físico que es digitalizado de forma posterior al momento de la firma, o una firma electrónica, como es el caso de las firmas digitalizadas o las firmas que se realizan mediante sistemas de firmado electrónico).

En el caso de la firma manuscrita, si bien falta el requisito de la autenticidad, lo que en principio se lograría mediante el reconocimiento notarial, lo cierto es que la norma sólo exige que sea por escrito (C.Co., art. 184). Incluso, en relación con los poderes otorgados en el exterior, el inciso final dice que sólo se aplican las formalidades indicadas en dicho artículo.

Por: Sofía Rincón y Camilo Guzmán, Estudiantes en Práctica

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